Salones de conferencias: Diseños y decoración

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Salones de conferencias

Son espacios creados específicamente para exponer conferencias, como bien lo indica el nombre. Estos espacios son más grandes a comparación de las salas de reuniones y cuentan con tecnología que facilita diversos aspectos básicos y adicionales que puedan necesitar.

Tenemos el área frontal elevada donde el conferencista expone y la parte donde los invitados prestan atención sobre butacas que, muchas veces, cuentan con mesas y otros servicios complementarios.

Estos ambientes deben ser cómodos para poder lograr una buena concentración y así evitar interrupciones o molestias, por ende, el diseño y la decoración debe ser muy exigente. 

¿Qué consideraciones importantes se deben tener en los salones de conferencias? 

-Por razones obvias un aspecto muy importante es la acústica que debe tener todo el ambiente, para ello existen profesionales como los ingenieros del sonido quienes deben dar el visto bueno, el cual indicará que no habrá problemas de audio durante las presentaciones. Lo mismo debe pasar con la iluminación del ambiente, un profesional debe encargarse de ello.

-Al ser un ambiente que puede albergar a muchas personas, también es importante tener en claro las rutas de evacuación así como contar con personal especializado y capacitado para aquellos momentos de pánico; por eso también es importante la distribución de asientos con espacios suficientes para la circulación. 

-Los invitados necesitan butacas cómodas para poder permanecer todo lo necesario ahí. Éstas pueden estar distribuidas en escala alternada optando por una distribución en forma de escalera, permitiendo así que la vista de de las personas pasen entre las cabezas de los espectadores sentados más adelante. 

-La temperatura se debe mantener alrededor de los 21ºC y además ofrecer un aire rico en oxígeno renovado constantemente sin corrientes molestas. 

-Otro aspecto importante es la elevación del escenario el cual debe ser lo suficientemente adecuado para que las personas (sobre todo las de la primera fila) puedan observar sin incomodidades. 

¿Qué tecnología puede instalarse en un salón de conferencias?

Las computadoras son herramientas muy importantes y que pueden abarcar muchas funcionalidades que otros equipos lo hacían individualmente. A parte de ellas hay otras herramientas como:

Audiovisuales

Desde hace varias décadas que es muy importante en éstos ambientes contar con equipos de Audio y Video para facilitar las conferencias, dentro de ésto equipos, podemos encontrar: 

-Megafonía: Necesaria para que todo el salón escuche al conferencista; podemos hablar de parlantes distribuidos y de micrófonos de mano, vincha o percheros. 

-Pantalla de proyección y proyector: Útil cuando el expositor necesita mostrar algo al público, ya sean documentos, presentaciones o hasta videos.

En butacas

Dependiendo del tema de conferencia o el tipo de exposición que se hará, podemos usar herramientas como: Sistema de votaciones: Así el público podrá decidir si está de acuerdo o no con alguna propuesta. 

-Sistema de traducciones: Apto para personas que no entienden el mismo idioma que el del expositor. 

-Micrófono: Permite la participación de todos. 

-Luces individuales: Al momento de las presentaciones las luces generales se suelen apagar; las personales ayudan a cada invitado. 

-Otros: También pueden disponer de tomacorrientes, servicio telefónico o acceso a internet.

Hablemos de decoración:

Generalmente los salones de conferencias suelen ser lugares modernos – elegantes con atractivos ambientes que transmiten seriedad, profesionalismo y/o en algunos casos diversión o distracción. Por ello la decoración siempre va a variar de acuerdo a la temática de exposición.

Si bien es cierto, se debe dar una buen impresión con el decoro pero también se debe evitar la distracción de los invitados con éste mismo. Por ello un profesional podrá indicar lo mejor para cada evento.